El Artículo 33 del Código del Trabajo establece la obligación del empleador de controlar la asistencia de los trabajadores y determinar las horas de trabajo, tanto ordinarias como extraordinarias. Para cumplir con esta exigencia, las empresas deben utilizar un libro de asistencia, un reloj control con tarjetas de registro o un sistema electrónico que se ajuste a la normativa vigente.
Actualmente, el control de asistencia puede realizarse mediante distintas tecnologías, pero no basta con implementar cualquier aplicación o dispositivo. Los sistemas electrónicos deben cumplir los requisitos establecidos por la Dirección del Trabajo (DT), de acuerdo con la Resolución Exenta N.º 38 de 2024.
En este artículo revisamos qué establece la normativa, qué alternativas existen para registrar la jornada laboral y qué aspectos debe considerar una empresa para gestionar correctamente la asistencia.
¿Qué dice el Artículo 33 del Código del Trabajo?
El Artículo 33 del Código del Trabajo señala que el empleador tiene el deber de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias. Para ello, debe llevar un registro mediante alguno de los mecanismos que contempla la ley.
La norma reconoce tres alternativas generales:
- Libro de asistencia del personal.
- Reloj control con tarjetas de registro.
- Sistema electrónico de registro.
El artículo también establece que los sistemas electrónicos deben cumplir las condiciones y los requisitos definidos por una resolución de la Dirección del Trabajo. Además, la DT debe pronunciarse sobre la adecuación de cada sistema electrónico a estas exigencias para habilitar su utilización en el ámbito laboral.
Por lo tanto, la obligación no consiste únicamente en registrar la hora de entrada y salida. El mecanismo utilizado debe permitir controlar la asistencia y determinar las horas trabajadas de manera verificable, de acuerdo con las reglas aplicables.
¿Quién es responsable del control de asistencia?
La responsabilidad de implementar y mantener el registro recae en el empleador. Esto incluye seleccionar un mecanismo adecuado, procurar que se utilice correctamente y mantener la información disponible para los procesos de fiscalización.
La empresa también debe establecer instrucciones claras para que los trabajadores registren su jornada según el procedimiento definido. Estas obligaciones pueden complementarse con las disposiciones del reglamento interno, respetando siempre la legislación laboral vigente.
La Dirección del Trabajo explica las responsabilidades asociadas al registro de asistencia.
Registro de control de asistencia según la Dirección del Trabajo
El registro de asistencia permite dejar constancia de la jornada efectiva de cada trabajador y constituye un antecedente relevante para revisar horarios, ausencias y horas extraordinarias.
Sin embargo, los datos y las funcionalidades exigibles dependen del tipo de registro utilizado. Por eso, no corresponde asumir que todos los sistemas deben operar con los mismos campos o procedimientos.
En el caso de los sistemas electrónicos, la Resolución Exenta N.º 38 de 2024 establece requisitos técnicos y funcionales para su utilización, entre ellos los relacionados con la identificación de los trabajadores, las marcaciones, la disponibilidad de la información y los reportes.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros?
Los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia deben almacenar y custodiar la información durante cinco años, según lo señalado por la Dirección del Trabajo en el Ordinario N.º 795 de 2024.
Esta exigencia es especialmente relevante cuando una empresa cambia de proveedor o plataforma. En ese escenario, debe preocuparse de mantener la información histórica que no haya podido migrarse al nuevo sistema.
Para las empresas con numerosos trabajadores, locales o turnos, contar con registros accesibles y trazables facilita la revisión de la jornada y la respuesta ante eventuales fiscalizaciones.
¿Qué normativa regula actualmente los sistemas electrónicos de control de asistencia?
Durante años, distintos dictámenes de la Dirección del Trabajo precisaron cómo podían utilizarse las tecnologías para registrar la jornada. Uno de los documentos relevantes fue el Dictamen N.º 2927/58, de diciembre de 2021.
No obstante, el marco normativo actual para los sistemas electrónicos está establecido principalmente por la Resolución Exenta N.º 38, de 26 de abril de 2024, publicada en el Diario Oficial el 9 de mayo de ese año.
Esta resolución desarrolla las condiciones y los requisitos que deben cumplir las plataformas electrónicas de registro y control de asistencia y determinación de las horas de trabajo.
Entre los aspectos que regula se encuentran:
- La identificación de los trabajadores y el registro de las marcaciones.
- La disponibilidad, conservación y trazabilidad de la información.
- La generación y consulta de reportes.
- Los mecanismos de acceso para los procesos de fiscalización.
- Las condiciones técnicas y de seguridad de las plataformas.
- El procedimiento mediante el cual la Dirección del Trabajo evalúa y autoriza el uso de los sistemas electrónicos.
Puedes consultar el texto completo de la Resolución Exenta N.º 38 en la Biblioteca del Congreso Nacional.
¿Qué debe revisar una empresa al elegir un sistema electrónico?
No basta con que un proveedor indique que su software permite registrar entradas y salidas. Antes de implementarlo, la empresa debe verificar que el sistema específico esté autorizado por la Dirección del Trabajo y que su autorización se encuentre vigente.
La DT publica un listado de sistemas electrónicos que se ajustan a la Resolución Exenta N.º 38. La autorización corresponde al sistema evaluado, no de manera general a todas las soluciones comercializadas por un proveedor.
Este punto es importante para evitar que la empresa implemente una herramienta que no cumpla con las exigencias aplicables.
Métodos de control de asistencia que pueden utilizar las empresas
El Artículo 33 del Código del Trabajo contempla el libro de asistencia, el reloj control con tarjetas de registro y los sistemas electrónicos. Dentro de estas alternativas existen distintas formas de registrar la jornada, aunque cada una tiene características y requisitos particulares.
1. Libro de asistencia
Es un mecanismo manual en el que se registran los horarios de entrada y salida de los trabajadores. Su funcionamiento depende de que las personas realicen las anotaciones correspondientes y de que la empresa mantenga el libro en condiciones adecuadas.
En operaciones con muchos trabajadores, establecimientos o turnos, la gestión manual puede dificultar la consolidación de la información, la detección de inconsistencias y la preparación de reportes.
2. Reloj control con tarjetas de registro
Este mecanismo utiliza un dispositivo para registrar las marcaciones mediante tarjetas u otros elementos de identificación compatibles con el sistema.
Permite centralizar los registros de ingreso y salida, aunque la información disponible y las posibilidades de consulta dependen de las características de la solución implementada.
3. Sistemas electrónicos de control de asistencia
Los sistemas electrónicos permiten registrar y administrar la información de la jornada mediante plataformas y dispositivos digitales. Según la solución, pueden incluir terminales de marcación, credenciales, claves personales, aplicaciones móviles o mecanismos biométricos.
Su utilización debe ajustarse a la Resolución Exenta N.º 38 de 2024 y contar con la autorización correspondiente de la Dirección del Trabajo.
Es importante recordar que la tecnología utilizada no determina por sí sola el cumplimiento normativo. Lo relevante es que el sistema específico satisfaga los requisitos exigidos para su uso laboral.
4. Aplicaciones móviles y geolocalización
Las aplicaciones móviles pueden facilitar el registro de asistencia cuando los trabajadores desarrollan sus funciones fuera de una oficina o en distintos puntos de operación.
Sin embargo, la geolocalización tiene límites. La Dirección del Trabajo, en su Ordinario N.º 408 de septiembre de 2026, precisó que la normativa permite registrar la ubicación geográfica asociada a una marcación, pero no utilizarla para impedir que el trabajador marque por encontrarse fuera del lugar convenido.
Por eso, la geolocalización puede utilizarse para aportar trazabilidad y facilitar revisiones posteriores, pero no debe configurarse como una barrera que bloquee el registro de asistencia.
Artículo 33 del Código del Trabajo: multas y sanciones
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el control de asistencia puede dar lugar a sanciones de la Dirección del Trabajo. Entre las situaciones que pueden constituir infracciones se encuentran no utilizar un registro, implementar un sistema electrónico que no esté autorizado o alterar información de las marcaciones.
La Resolución Exenta N.º 38 de 2024 también contempla exigencias relacionadas con los reportes, la actualización de los datos y las facilidades que deben existir para fiscalizar el sistema.
Los montos de las multas no son iguales para todos los casos. La sanción aplicable depende de la infracción constatada, de las normas correspondientes y de factores como el tamaño de la empresa, conforme al régimen sancionatorio vigente.
Por esta razón, no es recomendable utilizar una tabla general de multas por infracciones leves, graves o gravísimas como si se aplicara automáticamente a cualquier incumplimiento del Artículo 33.
Para conocer el marco aplicable, se pueden consultar el Código del Trabajo y las disposiciones vigentes de la Dirección del Trabajo.
Beneficios de un software de control de asistencia
Un sistema electrónico de Control de Asistencia bien implementado puede ayudar a las empresas a gestionar los registros de jornada con mayor trazabilidad y a reducir tareas administrativas manuales.
Su aporte es especialmente relevante en operaciones con múltiples sucursales, dotaciones numerosas o turnos variables, donde consolidar la información y revisar las marcaciones puede requerir una coordinación importante entre Recursos Humanos y Operaciones.
Entre sus principales beneficios se encuentran:
- Centralizar la información: reunir los registros de asistencia en una plataforma para facilitar su consulta y seguimiento.
- Facilitar la revisión de la jornada: identificar marcaciones faltantes, inconsistencias y situaciones que requieren revisión.
- Apoyar el cálculo de horas trabajadas: disponer de información organizada sobre horas ordinarias y extraordinarias, según las reglas de configuración aplicables.
- Reducir tareas administrativas: disminuir la recopilación manual de datos y la preparación de reportes.
- Mejorar la trazabilidad: mantener registros consultables para analizar incidencias y responder a solicitudes de información.
- Apoyar la toma de decisiones: generar información útil para que las jefaturas comprendan mejor la asistencia y las necesidades operativas.
Estos beneficios dependen de las funcionalidades del sistema, su implementación y la calidad de los datos. Un software no elimina por sí solo los errores ni reemplaza la responsabilidad de la empresa de revisar la información y gestionar las incidencias.
Control de Asistencia GoodRabbit
La solución de Control de Asistencia de GoodRabbit ayuda a centralizar la información de jornada y a facilitar su gestión en operaciones con distintas necesidades de registro.
Al integrar los datos de asistencia con los procesos de gestión laboral, las áreas de Recursos Humanos y Operaciones pueden contar con información más ordenada para revisar marcaciones, analizar horas trabajadas y preparar reportes.
Para las empresas con operaciones complejas, la clave está en combinar una solución tecnológica adecuada con procedimientos claros, información confiable y una gestión consistente de las incidencias.
