Cuando un trabajador olvida marcar su entrada o salida, la empresa debe revisar lo ocurrido y regularizar el registro de acuerdo con la normativa vigente. La omisión de una marcación no significa necesariamente que el trabajador haya llegado tarde, se haya retirado antes de tiempo o no haya asistido.
En Chile, el empleador debe llevar un registro de asistencia y de las horas trabajadas. Por eso, es importante contar con un procedimiento claro para informar, verificar y corregir las marcaciones faltantes, sin alterar la información ni perjudicar al trabajador.
La Resolución Exenta N.º 38 de 2024 de la Dirección del Trabajo regula los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia. Entre otras disposiciones, establece cómo se pueden agregar o corregir marcaciones y cómo debe informarse al trabajador sobre esos cambios.
Para gestionar estas incidencias, las empresas pueden seguir cuatro pasos:
- Identificar la marcación pendiente.
- Verificar con el trabajador y la jefatura qué ocurrió.
- Regularizar el registro mediante el procedimiento correspondiente.
- Revisar las incidencias para detectar errores recurrentes y prevenir nuevas omisiones.
Un sistema de Control de Asistencia facilita este proceso, ya que permite identificar registros incompletos, mantener trazabilidad de las modificaciones y disponer de información confiable para gestionar las horas trabajadas.
¿Por qué un trabajador puede olvidar marcar asistencia?
Olvidar una marcación puede ocurrir incluso cuando existe un procedimiento establecido. Para prevenir estas situaciones, es importante comprender qué las provoca y si están relacionadas con hábitos, capacitación o dificultades operativas.
Entre las causas más habituales se encuentran:
- Falta de claridad sobre el procedimiento: el trabajador puede desconocer cuándo debe marcar, qué registros debe realizar o cómo actuar si ocurre un problema.
- Cambios de turno o de rutina: cuando los horarios varían entre días, locales o áreas, es posible que se omita una marcación.
- Problemas técnicos: una falla del dispositivo, de la aplicación o de la conexión puede impedir que el registro se complete correctamente.
- Dispositivos poco accesibles: si el equipo está lejos del acceso habitual o no está disponible al inicio o al término del turno, el proceso puede volverse más difícil.
- Falta de recordatorios: cuando no existen alertas o mecanismos para detectar registros pendientes, una omisión puede pasar inadvertida hasta el cierre de la jornada o del período de remuneraciones.
Identificar la causa permite elegir la respuesta adecuada. No es lo mismo una omisión aislada que un problema técnico que afecta a un grupo completo de trabajadores.
¿Cómo corregir una marcación de asistencia olvidada?
La normativa chilena permite que el empleador agregue una marcación de entrada o salida que falta, por ejemplo, cuando el trabajador olvidó registrar su asistencia. También contempla correcciones derivadas de errores de las personas o problemas técnicos.
Sin embargo, la regularización debe seguir el procedimiento establecido para el sistema utilizado. No se trata de completar registros de manera arbitraria ni de reemplazar la información original sin dejar evidencia.
1. Verificar qué ocurrió
Antes de corregir el registro, la jefatura o el área responsable debe revisar los antecedentes disponibles para determinar si el trabajador asistió y cuál fue su horario efectivo.
Para ello, puede consultar la información del turno asignado, los registros disponibles y los antecedentes entregados por el trabajador. Si existen dudas, es importante solicitar una aclaración antes de modificar la marcación.
El objetivo es que el registro refleje lo ocurrido realmente, no que se ajuste automáticamente al horario planificado.
2. Agregar o corregir la marcación
Una vez verificada la información, el empleador puede agregar la marcación faltante o corregir el registro, según corresponda.
La Resolución Exenta N.º 38 establece un procedimiento específico para los sistemas electrónicos regulados por ella. Entre otras condiciones, el sistema debe informar al trabajador sobre la modificación y permitirle oponerse dentro del plazo previsto.
En términos generales, el trabajador dispone de 48 horas desde el envío del correo electrónico de notificación para manifestar su oposición. Si no se opone dentro de ese plazo, el cambio se consolida para el cálculo de la jornada. Si se opone oportunamente, se entiende rechazada la modificación propuesta y la marcación permanece en su estado original.
Por eso, es importante que las jefaturas conozcan el procedimiento y eviten realizar ajustes informales por fuera del sistema.
Puedes revisar los detalles en la <a href=»https://www.bcn.cl/leychile/navegar?idNorma=1203415«>Resolución Exenta N.º 38 de 2024</a>, especialmente sus artículos 39, 40 y 41.
3. Mantener la trazabilidad de los cambios
Cada modificación debe contar con antecedentes que permitan entender qué se corrigió y por qué. Esta información es importante para revisar el registro, responder consultas y detectar posibles inconsistencias.
Las empresas pueden establecer procedimientos internos que contemplen la identificación de la persona que solicita el cambio, la justificación de la corrección y la revisión por parte de una jefatura autorizada, siempre respetando las exigencias legales aplicables.
Mantener esta trazabilidad ayuda a que las correcciones sean transparentes y facilita las auditorías internas.
4. Revisar el impacto en las remuneraciones
Una marcación incompleta puede generar diferencias en el cálculo de la jornada, las horas extraordinarias o los descuentos que correspondan.
Por eso, antes del cierre de remuneraciones, es conveniente revisar las incidencias pendientes y comprobar que los registros reflejen las horas efectivamente trabajadas. La falta de una marcación no debe interpretarse automáticamente como una ausencia o un atraso sin verificar los antecedentes.
La regularización oportuna reduce el riesgo de errores administrativos y evita que las diferencias se acumulen hasta el final del período.
¿Qué establece la normativa chilena sobre las marcaciones pendientes?
En Chile, el artículo 33 del Código del Trabajo establece la obligación del empleador de llevar un registro para controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, mediante los mecanismos contemplados en la normativa.
Para los sistemas electrónicos, la Resolución Exenta N.º 38 de 2024 establece requisitos específicos, entre ellos:
- Alertas por falta de marcación: los sistemas deben emitir alertas automáticas por correo electrónico al trabajador, con copia al empleador, cuando falta un registro de inicio o término de actividad. La resolución establece un plazo de 30 minutos desde la hora en que debió efectuarse la marcación.
- Posibilidad de agregar registros faltantes: el empleador puede incorporar una marcación omitida, por ejemplo, por olvido del trabajador o por una falla del sistema.
- Notificación de los cambios: las modificaciones deben informarse mediante el procedimiento establecido para que el trabajador pueda manifestar su oposición.
- Trazabilidad de las alteraciones: los cambios realizados deben poder identificarse en el sistema.
- Protección del trabajador: las modificaciones reguladas por esta resolución solo pueden realizarse cuando el resultado final no le cause perjuicio.
Estas disposiciones permiten abordar las omisiones de marcación con un procedimiento definido, en lugar de depender exclusivamente de correcciones manuales o comunicaciones informales.
La normativa también exige que los sistemas electrónicos utilizados para estos fines cumplan los requisitos aplicables y cuenten con la autorización correspondiente de la Dirección del Trabajo.
Fuente oficial: <a href=»https://www.bcn.cl/leychile/navegar?idNorma=1203415«>Resolución Exenta N.º 38 de 2024, Dirección del Trabajo</a>.
¿Qué pasa si un trabajador olvida marcar asistencia repetidamente?
Cuando las omisiones se repiten, es recomendable revisar tanto el comportamiento de marcación como las condiciones en que se realiza el registro.
Una incidencia reiterada puede estar relacionada con falta de capacitación, cambios frecuentes de horario, dificultades de acceso al dispositivo o problemas técnicos. Antes de tomar medidas, la empresa debe revisar los antecedentes y distinguir entre una omisión injustificada y una situación operativa que requiere solución.
Para gestionar estos casos, se pueden aplicar las siguientes medidas:
- Conversar con el trabajador: aclarar qué está ocurriendo y recordar el procedimiento de marcación.
- Revisar el historial de incidencias: identificar si las omisiones se concentran en determinados turnos, áreas o días.
- Verificar el funcionamiento del sistema: comprobar que los dispositivos y las alternativas de marcación estén disponibles.
- Aplicar las reglas internas correspondientes: cualquier medida debe ajustarse al reglamento interno, al contrato y a la legislación vigente.
Si la empresa considera aplicar una medida disciplinaria, debe revisar las circunstancias del caso y cumplir las exigencias legales aplicables. Una marcación omitida, por sí sola, no permite concluir automáticamente que existió una infracción deliberada.
¿Cómo evitar que los trabajadores olviden marcar asistencia?
Prevenir las omisiones requiere combinar procedimientos claros, capacitación y herramientas que faciliten el registro. Estas acciones ayudan a reducir las incidencias y a mantener información confiable sobre las horas trabajadas.
Incluir el procedimiento en las reglas internas
La empresa debe comunicar de manera clara cuándo corresponde marcar la entrada, la salida y los descansos que deban registrarse según el sistema utilizado.
También conviene definir cómo informar una omisión, a quién acudir ante una falla y qué procedimiento se seguirá para revisar y regularizar el registro. Las reglas deben estar alineadas con la normativa laboral vigente y comunicarse de manera comprensible.
Capacitar y recordar
La capacitación no debe limitarse al momento en que se implementa un sistema. Es importante que los trabajadores nuevos conozcan el procedimiento y que los equipos reciban recordatorios cuando cambien los dispositivos, las aplicaciones o la forma de organizar los turnos.
Además, explicar por qué el registro es importante ayuda a comprender su relación con el cálculo de la jornada, las horas extraordinarias y las remuneraciones.
Facilitar el acceso a los dispositivos
Los mecanismos de marcación deben estar disponibles y ser adecuados a las características de la operación. En una empresa con múltiples locales, plantas o centros de distribución, puede ser necesario combinar distintos medios de registro según las condiciones de trabajo.
Las alternativas deben cumplir con la normativa aplicable. No basta con habilitar una aplicación o un dispositivo: el sistema utilizado como registro de asistencia debe ajustarse a los requisitos de la Dirección del Trabajo.
Activar alertas y revisar las incidencias
Las alertas permiten detectar una marcación pendiente cuando todavía es posible aclarar lo ocurrido con rapidez. Asimismo, los reportes de incidencias ayudan a identificar patrones que pueden pasar inadvertidos en la revisión diaria.
Por ejemplo, si las omisiones se concentran en un turno específico, la empresa puede revisar si el horario de inicio coincide con la disponibilidad del dispositivo o si existen problemas recurrentes de conectividad.
De esta manera, el control de asistencia no se limita a corregir errores: también entrega información útil para mejorar los procesos.
¿Cómo ayuda un sistema de Control de Asistencia a gestionar las marcaciones?
En empresas con múltiples sucursales, áreas o turnos, revisar cada omisión de forma manual puede aumentar la carga administrativa y dificultar la detección de inconsistencias.
Una solución tecnológica de Control de Asistencia permite centralizar los registros y facilitar tareas como:
- Identificar marcaciones pendientes: detectar registros incompletos que requieren revisión.
- Gestionar correcciones: documentar las modificaciones y mantener trazabilidad de las acciones realizadas.
- Generar reportes de incidencias: revisar las omisiones y correcciones por trabajador, área, sucursal o período.
- Apoyar el cierre de remuneraciones: disponer de información más ordenada para revisar las horas trabajadas.
- Detectar oportunidades de mejora: reconocer patrones que podrían resolverse con ajustes en los turnos, la capacitación o la disponibilidad de los dispositivos.
En GoodRabbit, nuestra solución de Control de Asistencia ayuda a las grandes empresas a gestionar los registros de jornada y a disponer de información para revisar las incidencias de marcación. Las funcionalidades específicas dependen de la configuración implementada para cada operación.
El objetivo es reducir el trabajo administrativo asociado a la revisión de registros, mejorar la trazabilidad y facilitar decisiones basadas en información confiable.
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